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Documents | Durée de conservation |
|---|---|
Registres d'état civil et tables décennales | A conserver |
Demandes d'extraits d'actes | 1 an |
Dossier d'actes de naissances, de mariages ou de décès | 5 ans si pièces transmises au greffe de l'état civil. Sinon garder 50 ans |
Avis de mention à porter sur les registres (avis, jugements de divorce), récépissés | 10 ans |
Documents | Durée de conservation |
|---|---|
Registres de délibérations et d'arrêtés du maire | A conserver |
Extraits de délibérations (souvent collection chronologique, doubles pour le contrôle de légalité) | 10 ans |
Dossiers des séances du conseil municipal | A conserver |
Communauté de communes : comptes-rendus de réunion, recueil des actes administratifs | A conserver |
Courrier réservé au maire | A conserver |
Chrono de courriers des services administratifs | 5 ans |
Contrats d'assurances | 5 ans - Garder les dossiers de gros sinistres |
Documents | Durée de conservation |
|---|---|
Budgets, comptes administratifs, comptes de gestion | A conserver |
Préparation des budgets et des comptes administratifs | 2 ans |
Livres comptables : journal, grand-livre | A conserver, même sous format électronique |
Factures, mandats et bordereaux de paiement ou de recettes | 10 ans |
Dossiers des subventions perçues ou versées | 10 ans |
Fonds de compensation de la TVA (FCTVA) | 10 ans |
Rôles d’impositions locaux sur papier (anciens cahiers grand format, souvent couverture crème) | 5 ans |
Documents | Durée de conservation |
Titres d’acquisition et de cession des biens | A conserver |
Construction, rénovation lourde de bâtiments : dossiers de travaux et de marchés (investissement) | A conserver |
Réfection des locaux : dossier de petits travaux (fonctionnement) | 10 ans |
Baux de location des logements communaux | 5 ans après sortie du locataire |
Contrat de location de la salle communale | 10 ans |
Documents | Durée de conservation |
Plans, dossiers de travaux et de marchés sur la voirie et les réseaux, alignements des voies (investissement) | A conserver |
Réfection de la voirie : dossier de petits travaux (fonctionnement) | 10 ans |
Permissions de voirie, occupation temporaire de la voirie, déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT) | 5 ans |
Dossiers d’aménagement (POS, PLU, carte communale, ZAC, etc), enquêtes publiques, création de lotissements | A conserver |
Documents | Durée de conservation |
|---|---|
Dossiers d’installations classées et d’enquêtes publiques sur la commune | A conserver |
Dossiers d’enquêtes publiques hors commune | 2 ans |
Autorisations des panneaux publicitaires | 5 ans |
Permis de construire | A conserver |
Permis de démolir, déclarations de travaux, certificats d’urbanisme | 5 ans |
Demandes de permis de chasser (avant 2000) | 5 ans mais conserver les registres ou cahiers |
Documents | Durée de conservation |
Organisation des opérations de vote : procès-verbal, dépouillements, etc. | A conserver sauf les circulaires, bulletins de vote non utilisés, volets de procuration |
Listes d’émargement | A conserver pour les élections présidentielles, les référendums |
Listes électorales générales | A conserver |
Révision des listes électorales, avis d’inscription, avis de l’INSEE | 3 ans après la nouvelle liste générale |
Documents | Durée de conservation |
|---|---|
Demandes d’emploi | 2 ans |
Plannings, congés | 2 ans |
Arrêts maladie de courte durée | 5 ans |
Dossiers de personnel | A conserver |
État récapitulatif de paie : registres, états annuels des salaires | A conserver |
États mensuels et trimestriels des cotisations sociales | 10 ans |
Éléments pour établir la paie (états d’heures, heures supplémentaires, frais de déplacements, indemnités) | 10 ans |
Documents | Durée de conservation |
Organisation et délibérations du CCAS | A conserver |
Listes des bénéficiaires des aides sociales | A conserver |
Demandes d’aide sociale obligatoire (pour le conseil général) | 2 ans |
Attributions de secours financiers ou en nature | 10 ans |
Facturations des crèches, garderies scolaires, de la cantine, des aides aux personnes âgées | 10 ans |
Documents | Durée de conservation |
Journal officiel | 1 an |
Circulaires préfectorales | Ne conserver que les circulaires en vigueur |
Recueil des actes administratifs de la préfecture, délibérations du conseil général | 1 an |
Journaux et abonnements, lettres d’informations de divers organismes ou associations | 1 an |
